6 fouten die je niet meer hoeft te maken bij intranetzuilen.

Ellen van Aken 17-06-2013 818 keer bekeken 0 reacties

Eerlijk gezegd dacht ik dat de “intranetzuil” een achterhaald idee was. Steeds meer medewerkers hebben een PC (ook in produktieomgevingen), en intranettoegang vanuit huis of met de mobiele telefoon wordt steeds gewoner.
Ik kwam echter recent nog een paar mensen tegen die dit in hun organisatie willen uitrollen, dus ik deel hier mijn ervaringen ter lering en vermaak.

Ruim 10 jaar geleden installeerden wij een aantal intranetzuilen in produktielokaties in Nederland en België. Het idee was simpel: de produktiemedewerkers, die toen nog zelden een PC hadden, de mogelijkheid geven om relevante medewerkersinformatie op te zoeken, zoals CAO en formulieren. De ondernemingsraad was enthousiast, wij vonden onszelf heel vooruitstrevend, en iedereen verwachtte dat er elke dag een grote groep geinteresseerden aan de zuilen zouden staan.
Er gebeurde echter niet zoveel. Elke keer als ik op zo’n lokatie kwam, lag er een dikkere laag stof op de zuilen. Soms bleken ze al maanden kapot te zijn.

We hebben ze uiteindelijk weggehaald en een aantal mensen gevraagd waarom ze niet werden gebruikt.

  1. Niemand was verantwoordelijk.
    Er was niemand die de medewerkers informeerde dat de zuilen er waren, die mensen kom trainen, of met management kom samenwerken om het gebruik te stimuleren.
  2. Geen technische ondersteuning.
    Wij dachten dat lokale IT dit zou onderhouden, IT dacht dat wij het deden. Geen van beide partijen wist precies hoe de zuilen onderhouden moesten worden.
  3. Geen instructies of training.
    In die tijd dachten wij nog dat produktiemedewerkers minder internet-savvy waren dan kantoorpersoneel. Toch was er geen training gepland en er waren geen instructies voor het gebruik.
  4. Alleen in eigen tijd.
    Management was bang dat dat alle medewerkers “de hele dag op het intranet zouden surfen”. Het personeel mocht daarom alleen gebruikmaken van de zuil in de lunchpauze of na het werk.
  5. Geen personalisatie en alleen-lezen. 
    Onze Europese gebruikers zagen eerst onze nogal Amerikaans georiënteerde standaard-homepage. Als ze wat meer lokale relevante content wilden zoeken moesten ze een heel eind klikken. En dan bleek dat ze geen formulieren konden invullen, geen aanvragen konden indienen en geen documenten konden uploaden.
  6. Onhandige lokatie.
    De zuilen stonden steevast op een drukke lokatie, zoals in het restaurant. Het was natuurlijk handig om ze op plekken te zetten waar veel mensen ze konden zien, maar er liepen altijd wel veel pratende mensen langs, dus het was lastig om je te concentreren. Daarnaast kon je er alleen maar aan staan.

Een van mijn collega’s heeft deze lessen later gebruikt om een intranet-café te introduceren, in een wat comfortabeler omgeving met wat meer mogelijkheden, maar ook dat liep minder goed dan verwacht. Ik vraag me daarom af of intranet-zuilen  een goede oplossing zijn om medewerkers zonder PC van intranet te voorzien. Ook Toby Ward, James Robertson en Steve Bynghall hebben al eens geschreven dat toegang vanuit huis of via de mobiele telefoon veel beter is.

Maar al je dit echt wilt, moet je dat natuurlijk gewoon doen, als je onze fouten maar niet maakt. Ik ben wel benieuwd naar succesfactoren dus als je positieve ervaringen hebt, deel ze!

Image courtesy of Visual Pharm via gettyicons.com

0  reacties

 
 
We gebruiken CAPTCHA als controlemiddel om spam tegen te houden. Vink de checkbox aan om door te gaan. Mogelijk wordt er gevraagd om bepaalde afbeeldingen te selecteren.

Een momentje...