Zo maak je je baas warm voor een nieuw intranet

Je bent verantwoordelijk voor het intranet in je organisatie en je vindt dat het tijd is voor een nieuw intern netwerk. Hoe krijg je je baas zover dat hij hiervoor groen licht geeft? Hieronder zes tips die jou helpen om je leidinggevende enthousiast te maken voor een nieuw intranet.

1. Geef aan wat de tekortkomingen van het huidige intranet zijn
Wil je je baas enthousiast maken voor een nieuw intranet, dan zal je natuurlijk eerst moeten aangeven waarom het bestaande intranet niet meer voldoet. Ga daarvoor te rade bij contentleveranciers zoals de afdeling HRM en gebruikers. In een paar uur tijd kun je zeker tien punten verzamelen die beter kunnen en binnen het huidige systeem niet gerealiseerd kunnen worden.

2. Zoek bondgenoten
Zoek partijen binnen je organisatie die jouw streven naar een nieuw intranet ondersteunen. Stafafdelingen zoals ICT en HRM zullen waarschijnlijk goede bondgenoten zijn omdat ze dagelijks met de technische beperkingen van het huidige systeem geconfronteerd worden.

3. Sluit aan bij bestaande organisatiedoelen en projecten
Elke organisatie wil beter, slimmer, sneller, veiliger etc. worden. Vandaar dat er in organisaties altijd zoveel projecten lopen. Intranet is een prima hulpmiddel om deze projecten te ondersteunen. Juist de combinatie tussen intranet en activiteiten in de organisatie kan goed uitpakken:

  • Bij projecten voor procesverbetering zoals 'Lean Six Sigma' kan je via intranet resultaten presenteren, projectteams in het zonnetje zetten, verbeterplannen verzamelen etc.
  •  Bij een veiligheidsproject kan je intranet inzetten voor het bieden van e-learning, tests, verzamelen van goede voorbeelden etc.

4. Geef aan hoe intranet dagelijkse ergernissen in het werk uit de weg kan ruimen
Noem een paar zaken die op dit moment veel administratieve rompslomp opleveren, zoals het indienen van een onkostendeclaratie, het inplannen van vrije dagen of het regelen van vergaderruimte. Als het huidige intranet geen mogelijkheden biedt om dit soort zaken eenvoudig te regelen, wordt het tijd voor een nieuw intranet.

Een voorbeeld van een functionaliteit die rompslomp vermindert, is het workflowsysteem dat onlangs is ingevoerd bij een noordelijke onderwijsinstelling. Dit systeem loodst medewerkers door bepaalde bedrijfsprocessen heen, zoals de administratieve verwerking van leerlingen die de school verlaten of overstappen naar een andere opleiding. Het systeem maakt bij elke stap duidelijk welke elektronische formulieren ingevuld moeten worden en waar deze vervolgens naartoe moeten.     

Hierdoor worden de processen snel en makkelijk uitgevoerd en voorkom je problemen zoals kwijtgeraakte of verkeerd ingevulde formulieren. Het management staat achter het systeem en heeft aangegeven dat papieren formulieren niet meer gebruikt mogen worden.

Zo zijn er tal van functionaliteiten om het dagelijks werk te vergemakkelijken die op intranet kunnen worden aangeboden. Voorbeelden zijn het rooster, een smoelenboek of een online helpdesk.

5. Maak duidelijk welke rol intranet kan spelen bij kennismanagement
Kennis speelt een steeds belangrijkere rol bij dagelijkse werkzaamheden. Tegelijkertijd verlaat veel kennis de organisatie, bijvoorbeeld doordat mensen de organisatie verlaten. Sociaal intranet is een hulpmiddel om kennis te behouden en uit te wisselen. Bij vele organisaties zoals de Belastingdienst, provincie Groningen en Rijkswaterstaat heeft men hier goede ervaring mee opgedaan.

Ook wiki’s op intranet zijn een prima instrument om kennis vast te leggen, up-to-date te houden en voor iedereen beschikbaar te maken. Het principe is eenvoudig: bij een wiki wordt informatie over verschillende onderwerpen door medewerkers aangeleverd en aangepast. Elke wiki heeft een eigenaar die controleert of de aanpassingen kloppen. Wanneer een eigenaar uit dienst gaat, neemt iemand anders de verantwoordelijkheid over. Bij organisaties als Shell en Reclassering Nederland werkt men al enige tijd met wiki’s.   

6. Geef aan hoe intranet het wij-gevoel kan versterken
Intranet kan een prima middel zijn om de onderlinge band te versterken. Dat kan bijvoorbeeld door lief en leed een plek te geven op intranet. Berichtjes over leuke dingen zoals de geboorte van baby’s van medewerkers, jubilea en trouwpartijen doen het altijd goed. Maar ook overlijdensberichten en een ziekenhoekje zullen door veel medewerkers worden gewaardeerd. Een andere manier om het wij-gevoel te versterken, is een fotopagina op intranet. Is er een uitje geweest? Is er in een zorginstelling iets leuks gedaan met een groep cliënten? Zet de foto’s op een aparte pagina op intranet. Het is zeer eenvoudig te realiseren en waarschijnlijk maak je er veel mensen blij mee.

Auteurs:
Alex van Schooten, communicatieadviseur De Walvis
Esmé Somsen, masterstudent Communicatie en Educatie aan de RUG en voormalig stagiaire communicatiebureau De Walvis

Op de website van dit bureau vind je verschillende leuke en leerzame blogteksten over intranet.

 

0  reacties