Wil je reageren op de blog of de screenshots?

Registreren

Intranet Afkijken

  • Hét Nationaal Intranetsymposium op 16 november 2017

    Hét Nationaal Intranetsymposium op 16 november 2017

    Op 16 november 2017 is in Nieuwegein - vlakbij Utrecht - de derde editie van Hét Nationaal Intranetsymposium (dit is een link). Vorig jaar trok het event maar liefst 98 bezoekers. Het symposium is een bijeenkomst vol informatie en inspiratie over (sociaal) intranet en de digital workplace. Stel zelf je programma samen en kies uit een breed aanbod aan presentaties en interactieve sessies.

    Presentaties over bijvoorbeeld:

    - Zo maak je kennis delen met sociaal intranet tot een succes

    - De 5 beste intranetten ter wereld: wat maakt ze zo goed en wat kun jij daarvan opsteken?
    - Digital workplace: wat kun je ermee en hoe kan jouw organisatie hiervan profiteren?

     

    Deel je ervaringen en vragen tijdens interactieve sessies zoals:
    - Activatie: zo zorg je ervoor dat het in jouw organisatie meer gaat leven

    - Meer rendement met het platform dankzij heldere doelstellingen
     

    Webmasters geven een presentatie over het sociaal intranet van hun organisatie. Onder andere:

    - GGZ Noord-Holland Noord: intranet ondersteunt de nieuwe netwerkorganisatie

    - gemeente Duiven en Westervoort: intranet als middel voor kennisuitwisseling over ambtelijke fusie

    - softwarebedrijf BCT: sociaal platform essentieel in het commercieel proces

     

    Live intranetten bekijken

    De webmasters die een presentatie verzorgen, geven tijdens de Intranet Informatiemarkt een live rondleiding door hun platform.

     

    Organisatie

    Het symposium wordt georganiseerd door Communicatiebureau De Walvis. Dit bureau is volledig onafhankelijk en organiseert events over intranet. Hét Nationaal Intranetsymposium vindt dit jaar alweer voor de derde keer plaats.  
     

    Waar en wanneer

    Datum                        16 november 2017

    Tijd                             9.20 – 16.15

    Locatie                       NBC Congrescentrum in Nieuwegein (vlakbij Utrecht)

     

    Vroegboekkorting

    Profiteer nu van 50 euro vroegboekkorting. Wie zich uiterlijk 19 oktober aanmeldt, betaalt slechts  325 euro (ex. btw) per persoon.

     

    Info en inschrijven

    www.intranetsymposium.nl

     

     

  • Informatie delen en vinden op het sociaal intranet van Opella

    In oktober 2015 is bij zorgorganisatie Opella een sociaal intranet gelanceerd. Het platform biedt veel mogelijkheden voor interactie. Hoe werkt het intranet in de praktijk en op welke wijze kun je hier je informatie vinden? Een korte uitleg en rondleiding aan de hand van screenshots.

    Opella is een zorgorganisatie op de Veluwe die aan ruim 3600 klanten diensten biedt op gebied van zorg, welzijn en wonen. Voorbeelden zijn thuiszorg, maatschappelijke dienstverlening, hulp bij de huishouding en dagbesteding. De organisatie telt zo’n 2300 medewerkers in zelforganiserende teams. Daarnaast zijn er ongeveer 800 vrijwilligers.

    2015 is door leverancier Embrace bij Opella een nieuw intranet ingevoerd. Het platform kwam in de plaats van een SharePoint-intranet dat volgens communicatieadviseur Anne Zantinge niet gebruiksvriendelijk was en nauwelijks mogelijkheden tot interactie bood.

    Interactie in groepen en op de tijdlijn
    Op het nieuwe platform zijn zo’n 280 groepen actief die worden gebruikt om informatie te delen. “Alle zelforganiserende teams hebben een eigen groep die ondersteuning biedt bij het werk”, zegt Anne. “Hierin worden bijvoorbeeld notulen gedeeld. Vroeger werden die verstuurd per mail, maar ze kwamen soms niet aan of raakten kwijt. Daarnaast zijn er andere groepen die vooral gaan over bepaalde thema's. Zo is er een groep over interne vacatures en ook alle roosteraars zitten bij elkaar in een groep.”

    Volgens Anne wordt het intranet redelijk intensief gebruikt; er worden al veel berichten in de tijdlijn geplaatst en er is in verschillende groepen veel activiteit. Ook de staf en een aantal managers zien de voordelen. “Zij plaatsen regelmatig berichten in de tijdlijn. Medewerkers kunnen daar vragen onder zetten, waarop degene die het bericht plaatst dan weer kan reageren. Iedereen kan dat lezen. Da’s veel eenvoudiger dan vroeger toen dit soort dingen individueel per e-mail werd afgehandeld.”

    Screenshots
    Wil je een rondleiding door het intranet van Opella? Bekijk dan de vijf screenshots die Anne in oktober 2016 maakte. Ze geven een prima beeld van het platform. Op alle schermafbeeldingen vind je uitgebreide toelichting. Via het driehoekje rechts in beeld kun je navigeren naar het volgende screenshot. Rechtsboven in beeld is een symbooltje waarmee je de afbeelding kunt vergroten.

     Bekijk de intranet screenshots van Opella

     

     

     


     

     

  • Rust zacht, lieve collega

    Enige tijd geleden was ik op bezoek bij een intranet manager die me liet zien hoe zij hun sociale intranet gebruiken in het geval er een collega overlijdt. Helaas komt dat daar regelmatig voor.

    Uiteraard worden directe collega’s altijd door hun manager geïnformeerd, maar het gebeurde regelmatig dat anderen pas na de uitvaart hoorden dat hun collega overleden was. De berichten werden vooral gedeeld in een nieuwsbrief die niet altijd meteen gelezen werd.

    Het intranet blijkt een goed middel om alle andere medewerkers te informeren. Er is een speciale groep op het intranet aangemaakt voor dit doel, en als er iemand overlijdt, wordt er een melding geplaatst. Iedereen kan daarop reageren met herinneringen of steunbetuigingen aan de familie. Na enige tijd worden de reacties gebundeld en aan de familie gegeven.

    De reacties zijn vooral positief: 

    • Alle medewerkers worden tijdig geïnformeerd, zodat zij de uitvaart kunnen bijwonen als ze dat willen
    • Veel mensen grijpen de gelegenheid aan om persoonlijke herinneringen te delen. Ik mocht een bericht bekijken en ik zag veel, lange, ontroerende reacties
    • De familie waardeert de bundel met reacties zeer
    • Het trekt ook bezoekers die normaliter niet zo snel gebruik zouden maken van het (sociale) intranet

    Qua “technologie” is het zeer eenvoudig: het overlijdensbericht is een gewoon bericht. Dit bevat een kopie van de rouwkaart, eventueel wat aanvullingen, een reactie van het management en de reacties van collega’s eronder. Je kunt het je zo voorstellen op jouw sociale intranet, denk ik. 

    Ik was dit gebruik van een intern sociaal network nog nooit eerder tegengekomen en ik vond het heel mooi om te zien. Maar ook een prima idee om te delen. Of gebruiken jullie je intranet allemaal al op deze manier?  

    Image courtesy of dan / FreeDigitalPhotos.net

  • Heb jij een WINtranet?

    Heb jij een WINtranet?

    Wat er aan de hand is, weet ik niet, maar op dit moment (mei 2014) lopen er vijf intranetwedstrijden. Nu kun je van alles vinden van wedstrijden, maar de deelnemers zijn wel altijd zo aardig om screenshots van hun intranet te delen met de hele wereld. Daarnaast krijgt de winnaar veel aandacht voor het intranet en zichzelf, dus meedoen aan een wedstrijd kan ook een aardige boost zijn voor je aanzien en je loopbaan! :-) En aangezien je meestal ook een motivatie moet schrijven, is dat ook een goed moment om je intranet's "elevator-pitch" eens bij te werken.

    Heb je behoefte aan tijdelijke roem en aandacht, en wil je graag jouw intranet delen met iedereen, doe dan mee aan een van onderstaande wedstrijden:

    1. My Beautiful Intranet van de Digital Workplace Group.
      Dit gaat vooral om een mooi design van de homepage. De wedstrijd is zeer laagdrempelig: je hoeft alleen een screenshot en een korte beschrijving up te loaden. Öok screenshots van mobiele intranets zijn zeer welkom.
      De ESA (European Space Agency), gevestigd in Nederland, heeft enkele jaren gelden gewonnen, en vorig jaar heeft De Nederlandsche Bank een inzending gedaan. Op dit moment zijn er nog geen inzendingen uit Nederland, dus ik wil dit graag bij jullie onder de aandacht brengen!
      Je kunt inzenden tot 16 mei 2014 en op alle inzendingen stemmen tot 23 mei 2014. De winnaars worden bekend gemaakt tijdens DigitalWorkplaceLive op 3 juni 2014.
      Bekijk de inzendingen en lees meer over deelname, uitslag en prijzen.
    2. Intranet Innovation Awards, van StepTwoDesigns, met James Robertson in Australia.
      Dit is een serieuzere wedstrijd waarbij het vooral gaat om vernieuwende functionaliteiten en concepten van een intranet. Het vereist het invullen van een template en een groot aantal screenshots. De winnaars worden opgenomen in de blogs en presentaties van James Robertson. Op die manier worden de beste ideeën ook breed en langdurig uitgedragen. Pleio, het intranet van de Nederlandse overheid, heeft in 2012 een Gold Award gewonnen voor het concept.
      Je kunt inzenden tot 6 juni 2014 en de winnaars worden bekend gemaakt in augustus/september.
      Meer informatie over deze wedstrijd.
      O ja, en ik zit in de jury dit jaar. Ik ben echt razend benieuwd wat ik allemaal kan verwachten!
    3. Nielsen Norman's Intranet Design Annual 2015: Year's 10 Best Intranets.
      Deze organisatie staat bekend om de gedegen gebruiksvriendelijkheidsonderzoeken, en dat is dan ook waar je intranet hoog op moet scoren, wil je voor een prijs in aanmerking komen. Ook hier is een behoorlijke hoeveelheid werk en screenshots vereist om deel te kunnen nemen, maar als je wint is veel aandacht in de wereldvakpers en van vakgenoten je deel
      In de editie van 2014 heeft triptic, een Nederlands communicatiebureau, een Award gewonnen.
      Meer informatie over inzenden en de data.
    4. Ragan's PR Daily Digital Awards.
      Deze wedstrijd is vooral gebaseerd op communicatie-uitingen, waarbij "Intranet" , "mobile apps", "newsletter", "blog"  en "engagement"  categorieën zijn die lezers van dit blog wel zullen aanspreken. 
      Het is een wedstrijd waarvoor je moet betalen voor deelname dus niet bepaald laagdrempelig. Maar omdat Ragan wel een instituut is binnen de Communicatie- en PR-wereld, schijnt men over elkaar heen te buitelen om mee te mogen doen.
      Nu is 245 dollar niet echt veel, maar ik vind het principe belachelijk. Als organisator heb je namelijk ook veel voordeel van je deelnemers: je hebt analyse- en blog- stof voor maanden en ook je organisatie zelf krijgt publiciteit. Daarnaast maken veel organisaties een rapport van de winnaars dat voor geld verkocht wordt.
      Je kunt inzenden tot 25 juni 2014. 
      Meer informatie over de onderdelen, inzendingen en data.
    5. Thoughtfarmer Best Intranet 2014 Awards.
      Deze wedstrijd is alleen voor organisaties met een intranet dat Thoughtfarmer software gebruikt. Ik heb geen idee of dat in Nederland gebruikt wordt. Deelname is eenvoudig: uploaden van screenshots en het invullen van een beschrijving.
      Je kunt inzenden tot 16 mei 2014 en meer informatie vind je hier.

    Let er wel op dat je organisatie toestemming geeft voor deelname, en dat je eventuele gevoelige informatie op je screenshots wegpoetst. Als je wint gaan je screenshots de hele wereld over!

    Wie gaat er meedoen aan een van deze competities? Of vind je het maar flauwekul?

    Image courtesy of hin255 / FreeDigitalPhotos.net

  • Zo maak je je baas warm voor een nieuw intranet

    Je bent verantwoordelijk voor het intranet in je organisatie en je vindt dat het tijd is voor een nieuw intern netwerk. Hoe krijg je je baas zover dat hij hiervoor groen licht geeft? Hieronder zes tips die jou helpen om je leidinggevende enthousiast te maken voor een nieuw intranet.

    1. Geef aan wat de tekortkomingen van het huidige intranet zijn
    Wil je je baas enthousiast maken voor een nieuw intranet, dan zal je natuurlijk eerst moeten aangeven waarom het bestaande intranet niet meer voldoet. Ga daarvoor te rade bij contentleveranciers zoals de afdeling HRM en gebruikers. In een paar uur tijd kun je zeker tien punten verzamelen die beter kunnen en binnen het huidige systeem niet gerealiseerd kunnen worden.

    2. Zoek bondgenoten
    Zoek partijen binnen je organisatie die jouw streven naar een nieuw intranet ondersteunen. Stafafdelingen zoals ICT en HRM zullen waarschijnlijk goede bondgenoten zijn omdat ze dagelijks met de technische beperkingen van het huidige systeem geconfronteerd worden.

    3. Sluit aan bij bestaande organisatiedoelen en projecten
    Elke organisatie wil beter, slimmer, sneller, veiliger etc. worden. Vandaar dat er in organisaties altijd zoveel projecten lopen. Intranet is een prima hulpmiddel om deze projecten te ondersteunen. Juist de combinatie tussen intranet en activiteiten in de organisatie kan goed uitpakken:

    • Bij projecten voor procesverbetering zoals 'Lean Six Sigma' kan je via intranet resultaten presenteren, projectteams in het zonnetje zetten, verbeterplannen verzamelen etc.
    •  Bij een veiligheidsproject kan je intranet inzetten voor het bieden van e-learning, tests, verzamelen van goede voorbeelden etc.

    4. Geef aan hoe intranet dagelijkse ergernissen in het werk uit de weg kan ruimen
    Noem een paar zaken die op dit moment veel administratieve rompslomp opleveren, zoals het indienen van een onkostendeclaratie, het inplannen van vrije dagen of het regelen van vergaderruimte. Als het huidige intranet geen mogelijkheden biedt om dit soort zaken eenvoudig te regelen, wordt het tijd voor een nieuw intranet.

    Een voorbeeld van een functionaliteit die rompslomp vermindert, is het workflowsysteem dat onlangs is ingevoerd bij een noordelijke onderwijsinstelling. Dit systeem loodst medewerkers door bepaalde bedrijfsprocessen heen, zoals de administratieve verwerking van leerlingen die de school verlaten of overstappen naar een andere opleiding. Het systeem maakt bij elke stap duidelijk welke elektronische formulieren ingevuld moeten worden en waar deze vervolgens naartoe moeten.     

    Hierdoor worden de processen snel en makkelijk uitgevoerd en voorkom je problemen zoals kwijtgeraakte of verkeerd ingevulde formulieren. Het management staat achter het systeem en heeft aangegeven dat papieren formulieren niet meer gebruikt mogen worden.

    Zo zijn er tal van functionaliteiten om het dagelijks werk te vergemakkelijken die op intranet kunnen worden aangeboden. Voorbeelden zijn het rooster, een smoelenboek of een online helpdesk.

    5. Maak duidelijk welke rol intranet kan spelen bij kennismanagement
    Kennis speelt een steeds belangrijkere rol bij dagelijkse werkzaamheden. Tegelijkertijd verlaat veel kennis de organisatie, bijvoorbeeld doordat mensen de organisatie verlaten. Sociaal intranet is een hulpmiddel om kennis te behouden en uit te wisselen. Bij vele organisaties zoals de Belastingdienst, provincie Groningen en Rijkswaterstaat heeft men hier goede ervaring mee opgedaan.

    Ook wiki’s op intranet zijn een prima instrument om kennis vast te leggen, up-to-date te houden en voor iedereen beschikbaar te maken. Het principe is eenvoudig: bij een wiki wordt informatie over verschillende onderwerpen door medewerkers aangeleverd en aangepast. Elke wiki heeft een eigenaar die controleert of de aanpassingen kloppen. Wanneer een eigenaar uit dienst gaat, neemt iemand anders de verantwoordelijkheid over. Bij organisaties als Shell en Reclassering Nederland werkt men al enige tijd met wiki’s.   

    6. Geef aan hoe intranet het wij-gevoel kan versterken
    Intranet kan een prima middel zijn om de onderlinge band te versterken. Dat kan bijvoorbeeld door lief en leed een plek te geven op intranet. Berichtjes over leuke dingen zoals de geboorte van baby’s van medewerkers, jubilea en trouwpartijen doen het altijd goed. Maar ook overlijdensberichten en een ziekenhoekje zullen door veel medewerkers worden gewaardeerd. Een andere manier om het wij-gevoel te versterken, is een fotopagina op intranet. Is er een uitje geweest? Is er in een zorginstelling iets leuks gedaan met een groep cliënten? Zet de foto’s op een aparte pagina op intranet. Het is zeer eenvoudig te realiseren en waarschijnlijk maak je er veel mensen blij mee.

    Auteurs:
    Alex van Schooten, communicatieadviseur De Walvis
    Esmé Somsen, masterstudent Communicatie en Educatie aan de RUG en voormalig stagiaire communicatiebureau De Walvis

    Op de website van dit bureau vind je verschillende leuke en leerzame blogteksten over intranet.